为改进和提升海外市场备件准确率、发货速度，切实提高对海外用户需求的相应速度和效果，市场部组织召开专题研讨会。会议首先对海外市场备件提供的重要意义进行了明确，然后对如何提升备件准确率和发货速度的相关事项，进行了充分的研讨和协商，对相关工作安排如下。
一、切实采取措施，提高海外市场备件确认率
1、各单位应在8月底完成全部型号的EPC系统录入工作，并保证零件目录的图号和SAP装车BOM保持一致，确保零部件图号的唯一性。
2、海外市场备件的要货计划应包含主机信息（底盘号、车架号），涉及发动机的应标注发动机的整机编号，以及对应的零部件图号。
3、针对各单位反映EPC系统不稳定及录入慢等问题，信息中心应立即与软件供应商联系，在3月底之前解决，确保系统稳定、高效运行。
4、在EPC系统录入信息不完整期间，由各生产厂负责从3月起，每月10日前向公司外贸单位提供实销产品关联的“生产BOM”，以便于海外用户询件和备件复核。
5、生产厂提供公司外贸单位实时的中文说明书和零部件目录。每季度提供零部件目录的变化清单，明示更换原因、互换性及简要说明，重大更改应及时发工作函告之，由公司外贸单位进行翻译。针对地区使用差异，公司外贸单位应进行市场调研，在使用说明书上明确使用、保养的相应提醒，公司相关单位给予技术支持。
6、各生产、供应单位的“海外市场备件要件确认准确率”，应在8月底达到90%以上、10月底达到95%以上。
二、给予强力保障，提升海外市场备件发货速度
1、针对海外备件物流周期长的特点，各单位在备件组织时，应执行“先海外，后国内”的原则，确保出口备件发货速度的提升。
2、各备件生产、供应单位应安排专人负责海外备件业务，实行“一站式”服务，统一协调内部的技术、生产、供应等部门，最终协调结果应代表其所在单位的正式答复，并保证“节假日”期间备件能按正常流程执行。各单位专职人员的姓名和联系方式，在3月5日前报市场部、生产部备案。
3、外贸单位应对各重点销售区域的备件需求情况进行调研，在3月底前会商相关单位，确定海外各目标市场的易损件清单，便于海外用户在购买整机时有针对性地选择适宜备件，便于生产、供应单位备件组织。
4、针对用户订购的零部件拆解件，原则上按以下要求实施：一拖公司自制件，均应提供最小拆解单元；外购件的拆解件供应，应尽可能实现最小拆解单元，如不能实施则应报公司生产部审核。对此，外贸单位应在使用说明书中向用户进行必要的解释与说明。
5、各主机厂应在4月1日前，建立出口产品总成类部件（除发动机外）备配件仓库，确保在5个工作日内将正常的备配件要货计划组织到位。
三、完善出口产品备件管理体系，确保海外备件供应能力提升
根据2013年《第一拖拉机股份有限公司出国车紧急备、配件采购管理办法》的要求，对一拖公司出口产品备件的管理体系进行完善。
1、生产部为管理单位，负责监督、考核备配件要货、供应过程中的各个环节和时间进度，并及时协调备配件要货、供应过程中出现的问题。
2、质量部为支撑单位，负责出口备、配件质量控制工作，并对采购的备配件质量情况进行监督、评价。
3、信息中心为支撑单位，负责对国贸公司、中非重工录入订单数据的准确性与规范性进行指导与监督，对EPC和SAP的后台数据进行整体管理与维护，对各单位的录入和更新情况进行监督与考评。
4、技术部为支撑单位，负责零部件图号编写规则制定与使用的管理，对公司各编写单位的使用进行指导、管理、监督与评价，确保零部件图号编写的科学、合理及唯一性。
5、一装、二装、三装、四装、中成公司、柴油机公司、齿轮、车桥等为生产单位，应安排专人管理海外备配件业务，设专职岗位进行EPC系统管理和维护，确保本单位产品后台数据的完善、准确和更新及时。
6、配件中心为供应单位，负责及时组织货源，建立备配件仓库，合理安排仓储。
7、国贸和中非为业务实施单位，负责受理用户订单，按EPC要求提供准确的订单信息，并组织备件的物流及报关工作等。
8、市场部为协调单位，负责协调备配件组织过程中各项环节的保障，对整体实施效果进行监督、评价与考核。
9、市场部在2016年7月份和11月份，应开展“海外市场备件准确率及发货速度”的专项检查，并通过系统数据、单据、实物对照的方式，对已交付的备件进行验证，对未完成纪要相关要求的单位予以通报、限期整改及考评。